בינה מלאכותית לקליטת לקוחות: השעה הראשונה, לפני ואחרי

יום שלישי, עשרים לעשר בלילה. מייל נכנס לתיבה הכללית של המשרד: ״פוטרתי אחרי שבע שנים. קיבלתי זימון לשימוע ליום חמישי ואני לא יודעת מה לעשות. אפשר לדבר?״

זו פנייה טובה. יש בה עובדת, מעסיק, מועד קרוב, ומישהי שצריכה עורך דין עכשיו. השאלה היא לא אם המשרד יודע לטפל בה. השאלה היא מה קורה לה בשלושים ושש השעות הבאות.

לפני: שלושה ימים של שעה אחת

ביום רביעי בבוקר עורך הדין בבית משפט השלום. הוא קורא את המייל בטלפון, במסדרון, בין שני דיונים, ומסמן אותו כלא נקרא כדי לא לשכוח. בארבע וחצי הוא עונה: ״אשמח לשוחח, מתי נוח לך?״. היא מתקשרת בשש, הוא בפגישה.

ביום חמישי בשמונה הם מדברים סוף סוף, ארבעים דקות. הפרטים נרשמים על דף. אחרי השיחה הוא מחפש את שם המעסיק בקובץ הלקוחות ובמיילים ישנים, כדי לוודא שהמשרד לא ייצג אותו פעם. אחר כך הוא פותח את הסכם שכר הטרחה האחרון ששלח, מחליף שמות, מתקן את היקף הייצוג, ושוכח לעדכן תאריך אחד. ה-PDF יוצא בעשר. היא מדפיסה אצל השכנה, חותמת, מצלמת ושולחת בוואטסאפ.

התלושים, חוזה העבודה ומכתב הזימון מגיעים באותו ערב, כצילומים, לוואטסאפ הפרטי של עורך הדין. בשבוע שאחרי מישהו במשרד מקליד את כל זה שוב, כשהתיק נפתח במערכת. השימוע כבר מאחוריהם.

שום רגע בסיפור הזה אינו שיקול דעת משפטי. כולם זמן של עורך דין. וכל שעה שעוברת בין המייל לתשובה היא שעה שבה הלקוחה יכולה להתקשר למשרד אחר.

אחרי: אותו מייל, בכתובת של המשרד

עכשיו אותו מייל, אבל הוא נשלח לכתובת הקליטה של המשרד. ב-Volares לכל משרד יש כתובת כזו משלו.

הפנייה נפתחת כליד

המייל פותח ליד, ובראשו סיכום: מה הלקוחה צריכה, מי הצדדים, ומה הדחיפות. שימוע ביום חמישי הוא דחיפות, והוא כתוב שם. כשעורך הדין פותח את הטלפון בשמונה ורבע, הוא לא צריך לקרוא את כל השרשור כדי להבין במה מדובר.

התשובה הראשונה כבר מנוסחת

לצד הסיכום יש כבר טיוטת תשובה ראשונה, בסגנון של המשרד, לעורך הדין לקרוא ולאשר. הוא משנה משפט, מוסיף שאלה על מכתב הזימון, ושולח. בשמונה וחצי היא כבר יודעת שמישהו קרא אותה.

כשהטיוטה נוגעת במחיר, בקישור, במספר טלפון או בהבטחה, נכנס במקומה הנוסח הקבוע של המשרד. אלה בדיוק המקומות שבהם משרד לא רוצה ניסוח חדש בכל פעם: שכר הטרחה נאמר כמו שהמשרד אומר אותו, ואף אחד לא מבטיח ללקוחה תוצאה.

ניגוד עניינים, ואז הסכם שכר טרחה

עורך הדין מחליט לקחת את התיק. בדיקת ניגוד העניינים רצה מול המעסיק, ורק אחריה נבנה הסכם שכר הטרחה, מהתבנית של המשרד עצמו ולא מההסכם האחרון שנשלח. הלקוחה חותמת בחתימה אלקטרונית, בלי מדפסת של שכנה.

וגם הפנייה שלא מתאימה

לא כל פנייה היא תיק. מישהו כותב על סכסוך שכנים למשרד שעוסק בדיני עבודה, או מבקש ייעוץ בתחום שהמשרד לא נוגע בו. גם כאן הסיכום חוסך את הקריאה, וגם כאן יש טיוטת תשובה לעורך הדין לקרוא ולאשר. כך גם מי שלא יהפוך ללקוח מקבל תשובה מנומסת ומהירה, ולא שתיקה של שבוע. במשרד קטן, שם טוב נבנה גם מהפניות שלא לקחתם.

שום דבר לא מוקלד פעמיים

עם החתימה הליד הופך ללקוח, והתיק נפתח עם העובדות מהשיחה וההסכם החתום כבר בתוכו. אף אחד לא מעתיק את פרטי המעסיק מדף לשדה.

המסמכים מגיעים לתיק, לא לוואטסאפ

הלקוחה מקבלת קישור להעלאת מסמכים שמתייק ישר לתיק. התלושים, חוזה העבודה ומכתב הזימון נוחתים במקום שבו כל מי שעובד על התיק יכול למצוא אותם, ולא בטלפון של עורך דין אחד.

ומתוך הצ׳אט, למי שחי שם

עורך דין שעובד ממילא ב-Claude או ב-ChatGPT יכול לעשות את אותם צעדים משם: לפתוח תיק חדש אחרי בדיקת ניגוד עניינים, ולשלוח ללקוחה קישור להעלאת מסמכים, מאותו צ׳אט. חיבור Volares לצ׳אט שלכם, ועוד על זה בפוסט על Claude ו-ChatGPT במשרד.

מה נשאר אצל עורך הדין

הכול חוץ מהקריאה ומהניירת. אם לקחת את התיק. מה לומר ללקוחה, ואיך. האם ההסכם נכון לתיק הזה. מה שכר הטרחה. התוכנה מסכמת, מנסחת וממלאת; ההחלטות נשארות אצל עורך הדין, וכך המוצר בנוי. כל טיוטה בדרך היא טיוטה לעורך דין לקרוא ולאשר.

וזו גם הסיבה שהשעה הראשונה מתקצרת באמת. לא כי מישהו מדלג על שיקול הדעת, אלא כי שיקול הדעת מגיע לשולחן כשכל השאר כבר מוכן סביבו.

ומשם, התיק

קליטה היא רק השלב הראשון. התיק שנפתח עם ההסכם החתום הוא אותו תיק שבו ייכתבו הטיוטות, ייבדק החוזה שיגיע מהצד שכנגד ויישמרו המועדים. אפשר לשאול איפה הוא עומד, כמו בלולאה שבראש העמוד, ולקבל תשובה שכל ציטוט בה מפנה למקורו. וכשחוזה נבדק, הוא נבדק מול העמדות שהמשרד כתב פעם אחת, במילים שלו.

קליטה היא שלב אחד מתוך עשרה. שאר התיק, וההשוואה למוצרים אחרים: הבינה המלאכותית הטובה למשרדי עורכי דין ב-2027. ואם תרצו לראות את זה על הפניות של המשרד שלכם, פיילוט רץ על התיקים שלכם.

הערה

• הפנייה והלקוחה בפוסט הן דוגמה שבנינו להמחשה. כל מה שמוצג מהמוצר הוא על תיק הדגמה.